Comment optimiser son processus de production de piluliers en pharmacie ?

Toute pharmacie recherche à satisfaire et à soigner au mieux ses patients tout en maintenant un modèle économique durable. Cela passe par l’exécution précise et efficace des ordonnances, la proposition de soins de qualité et la satisfaction des employés. Les problèmes actuels, tels que la pénurie de main-d’œuvre, peuvent ajouter des défis imprévus ; une stratégie d’atténuation importante consiste à automatiser et à optimiser la production de piluliers. Cette forme d’emballage présente de nombreux avantages pour vos patients, mais son remplissage peut nécessiter une main-d’œuvre importante.

Optimiser son processus de production de piluliers passe par l’analyse, la modification et l’amélioration des différentes étapes de production. Le but étant notamment d’améliorer l’efficacité, la qualité et la productivité, de réduire les coûts, de gagner du temps et d’augmenter la satisfaction client.

Quels sont les éléments à considérer pour optimiser son processus de production de piluliers ?

optimiser sa production de piluliers

1. Flux de travail & organisation de l’espace

Le lien étroit entre le flux de travail et l’organisation de l’espace est essentiel pour une amélioration significative du processus. Optimiser la disposition de l’espace selon le flux de travail, garantit aux pharmaciens une production plus fluide et plus efficace. Une organisation spatiale bien pensée permet de rationaliser le déplacement des consommables et des médicaments d’une étape à l’autre. Cela permet de réduire les temps d’attente et les déplacements inutiles.

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2. Gestion des stocks

Une gestion des stocks optimisée permettra d’améliorer significativement un processus de production des piluliers.

Pour optimiser la gestion des stocks, voici quelques stratégies clés à considérer :

Analyser la demande passée permet de prévoir les quantités de médicaments nécessaires par semaine ou par mois.
Définir un niveau de stock optimal pour chaque produit selon la demande moyenne et le temps de livraison. Cela permettra d’éviter les ruptures de stock tout en réduisant les surplus.
Adopter la méthode FIFO (First In, First Out) pour éviter la péremption des produits, c’est-à-dire utiliser les produits les plus anciens en premier pour maintenir la fraîcheur du stock.
Effectuer des inventaires réguliers pour vérifier la précision des données et identifier les écarts. Cela permettra de corriger rapidement les erreurs et de maintenir un contrôle précis du stock.
Maintenir un inventaire bien organisé des médicaments et des fournitures nécessaires à la production des piluliers. Cela aidera à éviter les ruptures de stocks et facilitera l’accès rapide aux médicaments.
S’assurer que le personnel chargé de la gestion des stocks est formé aux meilleures pratiques et aux systèmes utilisés.

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3. Planification efficace

Établir un calendrier bien défini pour la production des piluliers en fonction des besoins des patients est important. Cela permet d’utiliser les ressources de la pharmacie de manière optimale et de respecter les délais de production.

Pour établir et optimiser un calendrier de production, les éléments suivants peuvent être considérés :

Nombre minimal de piluliers : Idéalement il faudrait regrouper la production d’une cinquantaine de piluliers. Ce nombre va cependant varier selon la taille de la pharmacie. Par exemple, une centrale de production qui aura un volume de piluliers élevé aura un avantage à produire de plus grands lots.
Jours fériés : Le personnel peut être réduit ou les installations peuvent être fermées les jours fériés ; il convient d’en tenir compte dans la programmation afin d’éviter les retards de livraison.
Nombre de semaines à produire : Pour un patient sous piluliers multidoses, il faut envisager de produire deux semaines en même temps. Ce nombre de semaines de production peut être adapté en fonction des patients / des foyers de patients servis. Par exemple, si d’après l’historique, les patients ont des prescriptions stables il serait alors intéressant de produire plus de semaines en même temps. En effet, la productivité sera améliorée par rapport à la production d’une seule semaine à la fois, car les mêmes médicaments seront collectés et distribués pour une plus longue période. Cependant, distribuer jusqu’à quatre semaines augmente le risque d’avoir un nombre élevé de corrections à faire en raison de changements de prescriptions. Ces facteurs doivent être équilibrés ; nos conclusions indiquent qu’un cycle de production de 2 semaines est le plus optimal.
Maintenances : Si la production des piluliers est automatisée, il est également important d’aligner le calendrier de production avec celui des maintenances préventives. Il n’est pas souhaitable de reporter la maintenance du système en raison de retards dans le calendrier de production.
Concentration optimale : Dans le cas où un médecin prescrit 75 mg d’une molécule. Plutôt que de donner 1,5 comprimés à 50 mg, il faudrait envisager de donner 3 comprimés à 25 mg. En effet, cela évite d’avoir à manipuler des fractions de comprimés et de les positionner à la main, ce qui accélère le processus de production.

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4. Rédaction de procédures

La rédaction des procédures de production de piluliers est essentielle pour plusieurs raisons :

Consistance et qualité : Les procédures de production définissent les étapes à suivre de manière détaillée. Cela garantit une production constante et de haute qualité, en minimisant les variations et les erreurs humaines.
Formation du personnel : Les procédures servent de guide pour former le personnel nouvellement embauché. Elles permettent de standardiser les compétences et de s’assurer que chaque employé suit les mêmes pratiques.
Optimisation du processus : En documentant les procédures, il est plus facile d’identifier les points faibles et d’apporter des améliorations. Cela conduit à une meilleure efficacité et à une réduction des coûts.

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5. Formation du personnel sur les technologies utilisées et les procédures internes

L’efficacité du flux de production, la productivité et la qualité des produits finaux dépendent grandement des opérateurs. Il est important qu’ils soient formés sur les technologies qu’ils utilisent et sur les procédures internes à suivre. Pour s’assurer que la formation du personnel de la pharmacie soit efficace, il est possible :

D’établir un plan de formation initiale pour tout nouvel employé.
D’évaluer régulièrement les connaissances du personnel de la pharmacie et de leur proposer une formation continue. Créer une grille d’évaluation facilitera cette étape. Elle peut par exemple contenir la gestion des stocks, la gestion des erreurs, la vérification des piluliers, l’optimisation, les processus de production, etc.

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6. Mettre en place des routines

La mise en place de routines permettra à votre équipe de gagner en efficacité opérationnelle. C’est aussi un bon moyen de mieux gérer le temps, les ressources disponibles et le stress.

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6.1. Exemples de routines journalières

Le responsable de la pharmacie ou le chef d’équipe peut mettre en place une courte rencontre journalière à chaque début de shift (5 à 10 min). Lors de cette rencontre, différents sujets pourront être abordés tels que : les ruptures de stocks, les changements de fournisseurs, les objectifs de productivité du jour, la charge de travail, les nouveaux processus mis en place, la planification de maintenances préventives sur les équipements, etc.

Lorsque les piluliers sont produits de manière automatisée, il est conseillé de demander aux opérateurs de :

Noter toutes les erreurs relevées lors de la vérification dans un tableau créé à cet effet. Cela permettra d’assurer le suivi et l’élimination des erreurs.
Générer un rapport d’inventaire du système. Il permettra d’effectuer un réapprovisionnement pour couvrir un temps de production prédéfini (selon le volume : quelques heures à une journée).
Nettoyer les imprimantes afin d’éviter tout arrêt de production en relation avec celle-ci.

Quant au responsable de la pharmacie ou au chef d’équipe, il lui est conseillé de :

Vérifier si le système contient des contenants inactifs afin d’avoir une efficacité optimale. En effet, il arrive que des contenants soient désactivés en raison d’une rupture de stock ou d’un changement de fournisseur par exemple.
Vérifier les erreurs trouvées grâce à la fiche des erreurs et mettre en place des actions correctives pour les éliminer.
Extraire les statistiques de réapprovisionnement sur le dernier mois. Puis, déterminer le niveau minimal de réapprovisionnement journalier pour éviter un arrêt de production.

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6.2. Exemples de routines hebdomadaires

Chaque semaine, le responsable de la pharmacie ou chef d’équipe peut :

Lors d’une rencontre journalière, aborder un sujet de formation avec l’équipe. Le choix du sujet peut par exemple se faire en regardant les erreurs de production relevées les derniers jours.
S’assurer qu’il n’y ait pas plus de 5 contenants vacants dans le système automatisé.
Lister les médicaments dont la péremption approche afin de les utiliser avant la date et donc sauver de l’argent.
Revoir les statistiques par opérateur. Cela permettra d’avoir un aperçu complet de la production et d’identifier les étapes problématiques afin de les supprimer.
Réaliser un tableau de bord contenant les statistiques de production, le nombre d’erreurs trouvées, le nom de corrections effectuées, le nombre de médicaments gaspillés, le nombre de réapprovisionnements, etc. Et l’accompagner des attentes lors de sa présentation à l’équipe pour s’assurer que tout le monde est aligné.

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7. Partager la vision de la direction et définir ses attentes

Le personnel doit connaître la vision de la direction et ses attentes notamment en matière de productivité, de taux d’erreur et de correction, de déchets, etc.

Chacun de ses objectifs doit être SMART c’est-à-dire qu’ils doivent être : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste & Temporellement défini.

Un exemple d’objectif SMART : Produire en moyenne 80 cartes multidoses par heure (actuellement 72) d’ici fin décembre 2023.

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8. Automatisation

Optimiser sa production de piluliers c’est commencer par réduire le nombre de médicaments à ajouter manuellement. Cela permettra de diminuer le temps de production des piluliers tout en réduisant le risque d’erreur.

Pour déterminer s’il est préférable de distribuer un médicament de manière manuelle ou automatisée, plusieurs critères sont à considérer. Il est notamment important de prendre en compte sa fréquence d’utilisation, ses spécificités de manipulation et ses conditions de conservation.

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1. Flux de travail & organisation de l’espace

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2. Gestion des stocks

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3. Planification efficace

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4. Rédaction de procédures

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5. Formation du personnel sur les technologies utilisées et les procédures internes

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6. Mettre en place des routines

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6.1. Exemples de routines journalières

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6.2. Exemples de routines hebdomadaires

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7. Partager la vision de la direction et définir ses attentes

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8. Automatisation

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