les différentes étapes du processus d’automatisation des pharmacies

Les étapes du processus d’automatisation des pharmacies

Les pharmacies sont des acteurs clés de la santé publique, offrant conseils et soins de qualité à leurs patients. Bien que cette profession continue d’évoluer avec un champ d’exercice et une reconnaissance élargis, elle est confrontée à des défis majeurs. Elle fait notamment face à la pression économique, au manque de personnel, à l’évolution des règlementations et à l’augmentation de la demande.

Dans ce contexte, l’automatisation se pose comme une solution (de plus en plus populaire) répondant aux besoins des pharmacies. Cela permet de gérer efficacement la distribution des médicaments en réduisant les erreurs et en améliorant la productivité et la qualité des soins.

Toutefois, il peut être difficile de savoir comment se lancer dans un processus d’automatisation de la pharmacie. Beaucoup de questions peuvent se poser : Par où commencer ? Que dois-je faire pour m’assurer de choisir le système qui répond le mieux à mes besoins ? Comment sécuriser mon investissement sur le long terme ? etc.

Cet article présente quelques considérations clés pour une mise en œuvre réussie de l’automatisation des pharmacies.

étapes du processus d’automatisation des pharmacies

1. Analyse des besoins de la pharmacie

L’analyse des besoins est la première étape clé du processus de mise en place d’un système d’automatisation de la pharmacie. Elle consiste à évaluer les fonctionnalités et caractéristiques requises pour répondre aux besoins de la pharmacie. Cette étape implique une évaluation :

du processus de distribution actuel de la pharmacie ;
du niveau de travail manuel requis pour effectuer ces tâches ;
des processus manuels qui pourraient être automatisés par rapport à ceux qui doivent rester manuels.

Cette analyse peut être effectuée par les pharmaciens eux-mêmes ou par des consultants spécialisés en automatisation de la pharmacie. L’implication du personnel de la pharmacie dans le processus d’analyse des besoins, permet d’obtenir une compréhension approfondie des processus actuels. Il est donc plus facile d’identifier les améliorations qui peuvent être apportées par l’automatisation.

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2. Étude des différents systèmes d’automatisation disponibles

Une fois les besoins identifiés, il est temps de commencer à rechercher les solutions d’automatisation disponibles sur le marché. Il existe un large éventail de systèmes d’automatisation pour les pharmacies, chacun ayant ses propres fonctionnalités et avantages. Voici quelques facteurs clés à considérer lors de l’étude des solutions d’automatisation :

Les fonctionnalités : Comprendre les fonctionnalités clés de chaque système est essentiel pour déterminer si elles répondent aux besoins spécifiques de la pharmacie.
La flexibilité : Certains systèmes d’automatisation sont plus flexibles que d’autres et plus ou moins personnalisables. Connaître la flexibilité de chaque solution est important pour déterminer si elle peut répondre aux besoins de la pharmacie.
La facilité d’utilisation : La facilité d’utilisation du système permet de garantir une adoption réussie par le personnel de la pharmacie.
La compatibilité avec les systèmes existants : Déterminer si le système d’automatisation est compatible avec les autres systèmes et logiciels utilisés dans la pharmacie est essentiel.
Les coûts : Les coûts d’acquisition, d’installation et de maintenance continue du système d’automatisation doivent être pris en compte dans l’évaluation des différentes options.
L’aménagement de l’espace : Il faut déterminer si l’espace disponible est suffisant et/ou si une réorganisation est nécessaire pour accueillir le système efficacement.
La rentabilité : Demander une étude de rentabilité ainsi que la durée de vie du système est un point essentiel. Cela sera aussi utile lors de la construction du montage financier.

Pour obtenir ces informations, les pharmacies peuvent se rapprocher des représentants en vente des différentes entreprises proposant des systèmes d’automatisation. Il est aussi intéressant de visiter un site client pour comprendre le fonctionnement de l’automatisation dans son contexte.

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3. Création d'un montage financier

Les systèmes d’automatisation peuvent présenter des investissements importants pour les pharmacies. Il est donc important d’avoir un montage financier solide. Pour cela il faut :

Évaluer les coûts : La première étape consiste à évaluer les coûts associés à l’achat, à l’installation et à l’opération du système. Il est important de prendre en compte tous les coûts tels que :
- les coûts d’achat du système ;
- les coûts de réaménagement de l’espace ;
- les coûts du mobilier ;
- les frais des consultants pour établir les procédures ;
- les frais d’installation ;
- ou encore les frais d’entretien.
Identifier les sources de financement : La deuxième étape consiste à identifier les sources de financement possibles. On peut par exemple avoir : les prêts bancaires, les subventions gouvernementales ou les programmes de financement spécifiques au secteur.
Évaluer les options de financement : Une fois les sources de financement identifiées, il est important de faire une analyse approfondie des différentes options de financement. Cela permettra de déterminer la meilleure solution selon la situation de la pharmacie. Il faudra considérer les taux d’intérêt, les modalités de remboursement et les exigences de garantie pour chaque option de financement.
Projeter les revenus : L’avant-dernière étape consiste à projeter les économies ou les revenus que la pharmacie pourrait réaliser grâce à l’utilisation du système. Cela peut inclure une réduction des coûts liée à : la gestion des stocks, l’augmentation de la productivité, l’élargissement de la clientèle, etc.
Établir un plan de remboursement : Enfin, il faudra travailler sur un plan de remboursement.

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4. Mise en place de la solution d’automatisation

La mise en place de la solution d’automatisation est une étape cruciale dans le processus d’automatisation. La durée d’implantation ainsi que certaines étapes spécifiques à une solution peuvent varier, cependant le processus général comprend notamment :

Revue du processus d’implantation : Pendant cette revue, les différentes étapes du processus d’implantation et les exigences relatives à sa mise en place seront discutées.
Préparation de l’installation : Avant l’installation de l’automatisation, il faut préparer l’espace et vérifier que tout est conforme pour l’installation. Cela peut inclure des travaux de câblage et/ou de construction, selon les besoins.
Préparation relative au flux de travail : Afin que l’installation et la formation se passent correctement, il est important de s’occuper en amont des exigences relatives aux dossiers patients, à l’étiquetage et de confirmer la liste des médicaments à mettre dans l’automatisation.
Conformité avec les exigences informatiques : Préparer l’arrivée d’un système automatisé c’est aussi s’assurer de répondre aux exigences informatiques nécessaires à son bon fonctionnement. Par exemple s’assurer de l’accès au réseau, de donner l’autorisation d’accès à distance ou encore de confirmer les informations de licences.
Approvisionnement : Des formations préliminaires peuvent être demandées comme une formation l’approvisionnement des contenants. Elle permettra à la pharmacie de réaliser l’approvisionnement des contenants avant l’arrivée de l’installateur qui en aura besoin pour ces tests.
Installation et configuration du système d’automatisation : Un installateur se rendra sur site pour installer le système d’automatisation.
Formation du personnel : Une fois l’installation terminée, une formation sera dispensée au personnel de la pharmacie afin que celui-ci puisse opérer le système.

Il est important de noter que la mise en place d’une automatisation prend du temps et nécessite une planification minutieuse. Les pharmacies doivent consacrer du temps et des ressources pour assurer une mise en place efficace.

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5. Optimisation du système d’automatisation

Suivre les performances d’un système d’automatisation est essentiel afin de les maximiser. Souvent, les systèmes d’automatisation récoltent de nombreuses données et proposent des rapports sur : la production, le nombre d’arrêts pour réapprovisionnement, le temps d’arrêt lié à une alarme, le temps de latence entre deux productions ou encore le temps de fonctionnement du système.

Afin d’utiliser ces informations de manière pertinente, un tableau de bord opérationnel doit être mis en place. Un responsable devra être nommé pour sa mise à jour et l’analyser des données afin d’optimiser les performances du système.

En conclusion, l’ajout d’un système d’automatisation de la pharmacie est un projet qui se divise en 5 étapes principales : l’analyse des besoins, l’étude des différentes solutions, la création d’un montage financier, la mise en place du système et enfin, son optimisation. Afin que ce projet soit une réussite, un chef de projet devra être choisi. Il sera en charge de coordonner les différentes étapes et de poser les jalons d’une utilisation continue et réussie de l’automatisation.

les différentes étapes du processus d’automatisation des pharmacies

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1. Analyse des besoins de la pharmacie

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2. Étude des différents systèmes d’automatisation disponibles

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3. Création d'un montage financier

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4. Mise en place de la solution d’automatisation

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5. Optimisation du système d’automatisation

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1. Analyse des besoins de la pharmacie

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2. Étude des différents systèmes d’automatisation disponibles

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